Der Ausgangspunkt: deine Event-Übersicht
Jeder Arbeitstag beginnt hier. Alle geplanten Events mit Umsatz, Planmarge und Status übersichtlich gelistet – gefiltert nach Anstehend, Vergangen oder Nicht geplant, mit Kennzahlen-Kacheln für Umsatz und Planmarge der bestätigten Events und Gäste im Schnitt direkt über der Liste. Ein Klick öffnet ein Event zur Bearbeitung oder als Basis für eine Kopie.
Anfragen aus deiner Website bearbeiten: alles Wichtige auf einer Karte
Auf deiner Website steht ein Anfrageformular. Interessenten tragen Art der Veranstaltung, Wunschtermin, Gäste, Wünsche und Kontakt ein, und ONE legt daraus automatisch einen Kunden und ein Event als Entwurf an. Eingerichtet wird es in ONE unter Einstellungen, im Reiter „Zahlungsziel & Mahnfristen“, im Kasten „Anfrageformular für deine Website“: einschalten, Link oder fertigen Einbettungs-Code kopieren und auf deiner Website einsetzen, als Button oder direkt eingebettet. Direkt eingebettet haben wir das Formular in Chrome getestet; in anderen Browsern probierst du es bitte kurz aus. Als Rückfall gibt es immer den Link zum Formular als Button. Wie das geht, steht auf der Seite Angebote Schritt für Schritt. Das Formular gibt es ab dem Professional-Tarif.
Bei den Events siehst du die Anfragen im Reiter „Anfragen“: Er zeigt, wie viele Anfragen noch offen sind, und ein Abzeichen unter dem Namen sagt, seit wann. Abgeschlossene Anfragen liegen in einem eigenen Reiter, damit nichts verloren geht.
Damit nichts liegen bleibt, zeigt dir der Startbildschirm in der Kachel „Neue Anfragen“, wie viele Anfragen auf dich warten, und der Betriebs-Check meldet Anfragen, die schon ein paar Tage offen sind. Auf Wunsch erinnert dich ONE morgens per Mail (nur wenn du es in den Einstellungen im Kasten „Anfrageformular für deine Website“ einschaltest). Anfragen ohne Rückmeldung schließt ONE nach der Frist, die du wählst, automatisch ab, mit dem Grund „Keine Rückmeldung“; zurückgestellte und wieder geöffnete Anfragen bleiben offen. Abgeschlossene Anfragen ohne Angebot kannst du nach 6, 12 oder 24 Monaten automatisch löschen lassen. Eine Antwortzeit („Antwort in der Regel …“) erscheint im Formular nur, wenn du sie selbst wählst.
Event-Liste mit dem Reiter „Anfragen (3)“ und dem Abzeichen „Neue Anfrage · seit 3 Tagen“. Beispieldaten.
Öffnest du eine Anfrage, steht oben alles beisammen: Veranstaltung, Wünsche und Kontakt, dazu ein Richtwert pro Person aus Budget und Gästezahl. Ist am Wunschtag schon etwas im Terminplaner eingetragen, warnt dich die Karte. Mit „Antwort-Mail schreiben“ öffnet sich eine fertige Antwort mit Anrede, Zusammenfassung und Rückfragen zu allem, was noch fehlt. Du änderst den Text und sendest ihn selbst im Namen deines Betriebs, auf Wunsch mit Kopie an dich.
Die Anfrage-Karte im Event: Angaben, Richtwert, Hinweis am Wunschtag und die Knöpfe für Antwort-Mail, Menü übernehmen, Später nachfassen und Anfrage abschließen. Beispieldaten.
Als Ausgangspunkt für das Menü übernimmst du ein früheres Event in die Anfrage. Dabei entsteht kein zweites Event. Der Ernährungs-Check vergleicht Wünsche wie vegan, vegetarisch oder glutenfrei mit den Gerichten und zeigt, wo noch etwas fehlt. Er ist eine Planungshilfe und ersetzt keine Allergen-Prüfung. Er arbeitet mit den Kategorien und Allergen-Angaben, die du in deinen Rezepten und Zutaten gepflegt hast; fehlen sie, weist er darauf hin. Zum Schluss stellst du die Anfrage zurück („Später nachfassen“), springst direkt zum Angebot oder schließt sie mit Grund ab, auf Wunsch mit einer vorbereiteten, höflichen Absage-Mail. Antworten und Absagen schickst du immer selbst ab.
„Menü aus Event übernehmen“: frühere Events mit Gästen, Summe, Preis pro Person und Hinweis auf vegane Hauptgerichte. Beispieldaten.
Der Ernährungs-Check nach der Übernahme des Menüs. Beispieldaten.
Fünf Themenbereiche, frei auf- und zuklappbar
Kein starrer Assistent, der dich durch eine feste Reihenfolge zwingt: Alle fünf Bereiche liegen als übersichtliches Akkordeon vor dir und starten eingeklappt, damit du sofort den Überblick behältst. Ein Bereich mit einem offenen Punkt – etwa ein Posten ohne Namen – klappt automatisch auf, damit dir nichts durchrutscht. Eine klickbare Kurzübersicht springt direkt zum passenden Bereich, und ein „Alles aufklappen“-Schalter zeigt bei Bedarf sofort das Gesamtbild.
1 Basisdaten & Fixkosten
Auswahl des Kunden aus dem CRM, Festlegung der Gästeanzahl, Definition der betrieblichen Gemeinkosten und Eingabe deines gewünschten Ziel-Gewinns.
2 Punktgenaue Personalplanung
Füge Servicekräfte, Küchenchefs oder Spülpersonal mit Anzahl und Stunden hinzu. Kundenpreis und Bruttolohn je Rolle kommen aus „Rollen & Preise“ und fließen direkt in die Echtzeit-Kalkulation ein. Je Rolle siehst du, wie viele schon eingeteilt sind („2 von 3“), und teilst mit „Personal einteilen“ sofort ein – mehr dazu unter Personal & ÖGK-Anmeldung.
3 Getränke- & Pauschalenmodus
Schalte flexibel zwischen „Abrechnung nach Verbrauch“ oder „Getränkepauschale“ um. Im Pauschalmodus sperrt das System manuelle Felder und koppelt Mengen fehlerfrei an die Gästeanzahl.
4 Logistik & Miet-Equipment
Biersitzgarnituren, Event-Zelte, Gläser oder eine eigene Logistikpauschale: Erfasse jeden Posten samt Menge und Einzelpreis für eine lückenlose Kostenermittlung. Die Kilometer aus dem Terminplaner übernimmst du auf Knopfdruck als Anfahrtskosten, mit deinem eigenen Kilometersatz.
5 Smarte Menü- & Rezeptauswahl
Eine performante Suchfunktion durchforstet deine Rezeptdatenbank. Mit einem Klick fügst du Speisenfolgen ein – das System zieht im Hintergrund sofort die tagesaktuellen Wareneinkaufspreise der Zutaten heran.
Leer beginnen oder ein bestehendes Event duplizieren
Beim Anlegen eines neuen Events entscheidest du: komplett leer starten, oder ein bestehendes Event als Kopie übernehmen. Perfekt für wiederkehrende Veranstaltungen wie ein jährliches Straßenfest – Personal, Getränke, Equipment und Menü sind sofort vorausgefüllt, du musst nur noch Datum und Details anpassen.
Allergene fürs Buffet – Matrix & Aufsteller auf Knopfdruck
Aus den geprüften Allergenangaben deiner Zutaten (siehe Rezepte und Zutaten) erzeugt CaterLogic ONE für jedes Event die passenden Gäste-Unterlagen – ohne dass du irgendetwas doppelt eintippst.
📄 Event-Allergen-Matrix
Eine Übersicht „Gericht × Allergen“ für das komplette Event – Speisen und Getränke zusammen – als druckfertiges PDF mit Legende (wahlweise EU-Nummern 1–14 oder österreichische Buchstaben A–R).
🪧 Buffet-Kärtchen zum Aufstellen (ab Professional)
Pro Gericht ein Schild mit Name und Allergenen – als Faltaufsteller (Blatt mittig falten, steht von selbst) oder als kleine Karten zum Ausschneiden, jeweils mit deinem Firmenlogo und einer Allergen-Legende auf jeder Karte.
🍷 Getränke-Allergene
Für Event-Getränke leitet das System Allergene aus dem Namen ab (Bier → glutenhaltiges Getreide, Wein/Sekt → Sulfite) – oder du wählst sie pro Getränk manuell aus.
⚠️ Warnung bei Lücken
Enthält dein Menü ein Gericht mit einer noch ungeprüften Allergen-Zutat, weist dich die Menü-Auswahl direkt darauf hin – damit Matrix und Kärtchen für dieses Event nicht unbemerkt unvollständig bleiben.
Wirtschaftlicher Erfolg immer im Blick
Nach der Kalkulation arbeiten im Hintergrund Überwachungsmechanismen, die den wirtschaftlichen Erfolg deines Betriebs absichern.
Umsatz & Planmarge je Event
Die Kennzahlen aus jeder Kalkulation fließen in die Event-Übersicht und ins Dashboard. Du erkennst sofort, welche Events wirklich Gewinn bringen und wo die Marge zu dünn ist.
Saubere Steuertrennung
Das System führt die Steuertrennung im Hintergrund aus – üblicherweise 10 % auf Speisen und 20 % auf Getränke, Personal und Equipment. Im Angebot und auf der Rechnung kannst du einzelnen Positionen einen abweichenden Satz geben. Das erspart deinem Steuerberater Handarbeit.
Die Umsatz-Booster: Gastro-Intelligenz & Live-Vorschau
Die gewichtete Gewinn-Logik: Erfahrene Caterer wissen, dass man auf geliehenes Fremdpersonal oder DJs keine 35 % Marge aufschlagen kann, auf das hauseigene Rinderfilet aber sehr wohl. CaterLogic ONE besitzt eine eingebaute Gastro-Intelligenz: Trägst du z.B. einen gewünschten Gesamtevent-Gewinn von 10 % ein, gewichtet das System die Aufschläge je nach Kategorie vollautomatisch – auf Speisen deutlich stärker als auf Personal oder Equipment, wo die Margen in der Praxis enger sind.
Die schwebende Live-Sidebar: Jede Anpassung – sei es das Löschen einer Beilage oder das Hinzufügen einer Servicekraft – löst sofort eine komplette Neuberechnung in der fixierten Seitenleiste (*Sticky Sidebar*). Du siehst den Netto-Endpreis pro Person und deinen Gewinn in Euro sofort live bei jeder Eingabe, egal welcher Bereich gerade geöffnet ist.
Smarte Archiv-Historie: Ein Klick auf ein bereits gespeichertes Event aus dem Archiv lädt sofort alle historischen Daten in die Kalkulationsansicht – bereit zum Anpassen oder als Basis für eine Kopie.
Checkliste Vor-Ort: Direkt aus der Kalkulation heraus öffnest du mit einem Klick eine ausführliche, druckbare Checkliste für den Einsatz beim Kunden – von der Ladung über Strom und Sicherheit bis zur Nachbereitung, samt Platz für eigene Notizen.
