Die editierbare Angebots-Vorschau – Positionen, MwSt und Personenzahl anpassbar, bevor etwas rausgeht.
Effiziente Datensynchronisation & Textbausteine
Vergiss das mühsame Abtippen von Preisen und Kundendaten. Mit einem Klick zieht das System alle Parameter deiner Event-Kalkulation heran und bereitet das Anschreiben fehlerfrei vor. Erst wenn alles passt, geht das Angebot raus.
📝 Dynamische Platzhalter
Die Software ersetzt kryptische Variablen im Hintergrund vollautomatisch durch echte Werte wie den Kundennamen, das Event-Datum, die exakte Menüfolge oder die berechnete Endsumme.
👁️ Alles anpassbar vor dem Versand
Nicht nur der Anschreibe-Text: In der Vorschau korrigierst du Einzelpositionen (Menge, Preis, Personal-Stunden), den MwSt-Satz jeder Position und die Personenzahl, für die gerechnet wird. Die Summen aktualisieren sich sofort.
🗂️ Professionelle Struktur
Das generierte PDF ist kein Einzeiler. Es umfasst ein strukturiertes, 5-seitiges Dokument: Deckblatt, Kulinarik mit Beschreibungen und Fotos, detaillierte Kostenaufstellung nach Kategorien, Summenblock je Steuersatz sowie eine Planungsseite mit Ablauf, Anzahlung und Gültigkeit.
🔒 Transparente Steuerausweisung
Jede Position trägt ihren eigenen MwSt-Satz – Speisen 10 %, Getränke und Dienstleistungen 20 % oder ein freier Satz. Der Dokumentenfuß weist jeden vorkommenden Satz getrennt nach Netto, Steuer und Brutto aus.
🤖 KI-Gerichtsbeschreibungen
Keine Lust auf leere Textfelder? Für die Speisen im Angebot lässt du dir ansprechende Beschreibungen per KI vorschlagen und passt sie nach Wunsch an.
So sieht das fertige Angebots-PDF aus
Aus deinen Eingaben entsteht ein mehrseitiges Dokument im Corporate Design deines Betriebs: Deckblatt mit den Business-Vorteilen, eine Kulinarik-Seite mit Beschreibungen und Fotos, die detaillierte Kostenaufstellung nach Kategorien mit MwSt je Position, der Summenblock je Steuersatz sowie eine Planungsseite mit Ablauf, Anzahlung und Gültigkeit.
Smarte Pauschal-Option & Integrierter E-Mail-Versand
Kundenwünsche variieren. Manchmal ist ein detailliertes Angebot perfekt – manchmal verlangt der Firmenkunde jedoch einfach einen schnellen, fixen Pauschalbetrag.
Der Pauschal-Switch
Ein einfacher Switch-Button verändert die gesamte Angebotslogik. Die detaillierte Einzelaufstellung wird ausgeblendet. Du tippst nur noch den gewünschten Festbetrag (z.B. „Pauschal-Catering Firmenfeier“) sowie den Steuersatz ein, und das System schreibt das Angebot vollautomatisch um.
Direktes E-Mail-Center
Kein Download, kein Wechsel in dein Outlook oder Gmail nötig. Ein Klick öffnet ein modernes E-Mail-Modal direkt über der Maske. Betreff und Nachrichtentext sind bereits vordefiniert, das PDF hängt sicher an. Klick auf Senden – erledigt.
Status-Workflow & Versions-Historie: du weißt immer, wo jedes Angebot steht
Angebote verschwinden nicht in einer unübersichtlichen Liste, sobald sie verschickt sind. Ein klarer Status begleitet jedes Angebot automatisch durch seinen gesamten Lebenszyklus – von der ersten Idee bis zur bezahlten Veranstaltung.
Automatischer Status-Wechsel
Versendest du das Angebot per Mail, springt der Status automatisch auf „Angebot gesendet“. Wandelst du es in eine Rechnung um, wechselt er zu „Bestätigt“ – markierst du die Rechnung als bezahlt, zu „Abgeschlossen“. Zusätzlich hältst du mit „Zugesagt“ / „Abgelehnt“ fest, wie der Kunde entschieden hat (Ablehnung optional mit Grund).
Jede Fassung bleibt erhalten
Speicherst du ein Angebot, entsteht eine neue Version. In der Historie siehst du Datum, Nettosumme und wann/an wen die Fassung verschickt wurde. Eine frühere Version lädst du zurück in den Planer, siehst sie als PDF an oder wandelst die aktuelle direkt in eine Rechnung um.
Sichtbar im ganzen System
Derselbe Status erscheint als farbige Kennzeichnung auch im Terminplaner – Entwurf, Angebot gesendet, Bestätigt oder Abgeschlossen. So siehst du auf einen Blick, welche Anfragen noch offen sind, ohne jedes Angebot einzeln zu öffnen.
Die Büro-Highlights: Das Ende des Word-Chaos & Grüne Zahlungsbedingung
Schluss mit zerschossenen Dokumenten: Jeder Gastronom kennt den Frust: Man fügt ein Foto des Buffets in Word ein, und das gesamte Layout bricht um. Caterlogic ONE nutzt eine eigens kalibrierte PDF-Engine. Deine hochgeladenen Bilder, Menütexte und Preistabellen werden millimetergenau in ein perfektes, unzerstörbares Corporate Design gegossen.
Liquidität sichern: Um deinen Betrieb vor finanziellen Vorleistungen zu schützen, hebt das PDF die Zahlungsbedingung deutlich hervor – z. B. „30 % Anzahlung nach Auftragserteilung, Angebot 14 Tage gültig“. Anzahlungssatz, Gültigkeit und die zugehörigen Textbausteine legst du einmal im Firmenprofil fest, dann stehen sie auf jedem Angebot.