Vom Event zum Dienstplan – in drei Schritten
Der Dienstplan ist kein zweites Programm neben deiner Planung. Die Termine und der Personalbedarf kommen aus dem Terminplaner und der Kalkulation, die Zeiten entstehen beim Stempeln von selbst.
Planen
Schichten anlegen, aus Vorlagen ziehen oder die Vorwoche kopieren. Jedes Event der Woche steht mit seinem Bedarf je Rolle im Plan („Service 2/3“) – ein Klick teilt ein.
Stempeln
Jede Person stempelt am eigenen Handy per Link und PIN oder am Tablet in der Küche. Kommen, Pause, Gehen – die Rundung und die Pflichtpause rechnet ONE nach deinen Regeln.
Abschließen
Du gibst die Tage frei, korrigierst mit Begründung, und am Monatsende steht die Aufzeichnung je Person als PDF bereit – samt Stundenkonto, Überstunden und Lohnarten für den Lohnverrechner.
Ein Wochenplan, der die Regeln kennt
Beim Speichern einer Schicht prüft ONE die gesetzlichen Grenzen: Ruhezeit zwischen zwei Arbeitstagen, Höchstarbeitszeit am Tag und in der Woche, Pausen, Wochenruhe, sieben Tage am Stück und die Sonderregeln für Jugendliche. Rot heißt stopp, Gelb heißt aufpassen – mit Rückfrage, falls du es trotzdem brauchst.
↔ Drag-and-drop und Vorlagen
Schichten auf eine andere Person oder einen anderen Tag ziehen, offene Schichten besetzen, Vorlagen und Wochenmuster für wiederkehrende Dienste, Woche kopieren, Rückgängig.
? „Wer kann?“
Beim Besetzen einer offenen Schicht reiht ONE die passenden Personen: Rolle, keine Überschneidung, Ruhezeit eingehalten, Soll-Stunden noch frei, Jugendschutz und ÖGK-Anmeldung in Ordnung.
€ Kosten beim Planen
Geplante Stunden und Personalkosten je Woche und je Person auf einen Blick, kalkuliert gegen geplant – bevor der Monat vorbei ist. Im Event-Detail (Premium) steht danach auch, was das Personal tatsächlich gekostet hat, aus den freigegebenen Zeiten.
📅 Terminplaner inklusive
Wer im Termin eingeteilt ist, steht automatisch im Dienstplan – und umgekehrt. Ändert sich der Termin, ändert sich die Schicht. Die ÖGK-Anmeldung läuft mit.
Stempeln ohne App-Store
Dein Team braucht keine App. Jede Person bekommt einen persönlichen Link mit PIN, den sie am Handy als Symbol ablegt. Für die Küche oder den Eingang gibt es den Terminal-Modus fürs Tablet: Name antippen, PIN eingeben, stempeln.
⏱ Kommen, Pause, Gehen
Die Reihenfolge wird geprüft, Doppeltipps ignoriert, der Standort kann freiwillig mitgeschickt werden. Vergisst jemand das Ausstempeln, fällt das auf – auf Wunsch erinnert ONE die Person per Mail. Fehlt kurz das Netz, merkt sich das Handy den Stempel und sendet ihn später nach.
📋 Mein Plan, meine Zeiten
Auf der Stempel-Seite sieht jede Person ihre Schichten der nächsten 14 Tage, die gestempelten Zeiten, das Stundenkonto und abgeschlossene Monate – Kalender-Abo inklusive.
🏖 Urlaub und Krankmeldung
Anträge und Krankmeldungen direkt über die Stempel-Seite, der Chef bekommt eine Mail und genehmigt mit einem Klick. Verfügbarkeiten für die nächsten Wochen gleich dazu.
Das Team plant mit – du entscheidest
Dienstpläne ändern sich: jemand will tauschen, eine Schicht bleibt offen, ein Tag passt nicht. Auf der Stempel-Seite können deine Leute Wünsche stellen, ohne dich anzurufen. Du siehst alles an einer Stelle und entscheidest mit einem Klick.
⇄ Tauschen, abgeben, übernehmen
Schicht an eine Kollegin oder einen Kollegen abgeben oder tauschen – die andere Person stimmt zu, dann entscheidest du. Veröffentlichte, noch offene Schichten kann sich jeder anbieten. Beim Genehmigen prüft ONE die Arbeitszeitregeln für beide und trägt im Terminplaner um.
🚫 Urlaubssperre
Silvester-Woche, Messe, Hochsaison: In gesperrten Zeiträumen kommen keine Urlaubsanträge durch. Krankenstand bleibt immer möglich, und du selbst kannst bewusst eine Ausnahme machen.
💬 „Stimmt nicht?“
Stimmt ein Arbeitstag nicht, meldet die Person das mit einem Tipp. Du bekommst die Meldung, korrigierst mit Begründung und antwortest – die Antwort steht wieder auf ihrer Stempel-Seite.
✉ Mitteilung per Mail – optional
Beim Veröffentlichen kann jede Person eine Mail mit ihren Schichten bekommen, auf Wunsch auch bei Änderungen. Das ist ausgeschaltet, bis du es einschaltest.
Zeiterfassung, die der Chef im Griff hat
Jeder Arbeitstag eine Zeile: Plan, Ist, Pause, Netto, Differenz und Status. Vollständige Tage gibst du einzeln oder gesammelt frei; Korrekturen brauchen einen Grund und landen im Protokoll. Vergessenes Ausstempeln, ungeplante Arbeit oder „nicht gestempelt“ siehst du sofort.
Deine Regeln: Rundung auf 5, 10 oder 15 Minuten, Toleranz vor Dienstbeginn, automatische Pflichtpause, Stempeln nur mit Plan oder auch ohne, Nachtfenster und Nachtzuschlag laut Kollektivvertrag.
Abwesenheiten im Blick: Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich und Schule mit Urlaubskonto je Jahr – im Wochenplan als Band, im Monatsabschluss als Gutschrift.
Monatsabschluss für den Lohnverrechner
Am Monatsende rechnet ONE je Person Soll und Ist, bezahlte Abwesenheiten, Saldo und Stundenkonto mit Vortrag. Mehrstunden gehen ins Konto oder werden ausbezahlt – Überstunden mit 50 % bei Vollzeit, Mehrarbeit mit 25 % bei Teilzeit (§ 19d AZG). Nacht-, Feiertags- und Sonntagsstunden stehen daneben.
📄 Aufzeichnung nach § 26 AZG
Je Person und Monat ein PDF mit allen Tagen, Kommen, Gehen, Pause, Netto, Nachtstunden und Unterschriftszeilen – das Dokument, das bei einer Kontrolle verlangt wird.
📤 Lohnarten als CSV
Normalstunden, Überstunden 50 %, Mehrarbeit 25 %, Nacht-, Feiertags- und Sonntagsstunden je Person mit deinen Lohnart-Nummern und Personalnummern – fertig für den Lohnverrechner.
🔒 Sperre nach dem Abschluss
Abgeschlossene Monate lassen sich nicht mehr still verändern. Öffnen geht nur mit Grund und wird protokolliert.
✅ Betriebs-Check erinnert
Zeiten, die seit über einer Woche auf Freigabe warten, offene Anträge und Schicht-Wünsche, Einsprüche gegen Zeiten, vergessenes Ausstempeln, Entwürfe kurz vor der Frist und der nicht abgeschlossene Vormonat stehen im Betriebs-Check und am Startbildschirm.
Ehrlich gesagt: Was ONE nicht macht
CaterLogic ONE ersetzt keine Lohnverrechnung. Zuschläge laut Kollektivvertrag, Sonderzahlungen und die Abrechnung selbst macht weiterhin dein Lohnverrechner – ONE liefert ihm die geprüften Stunden und Lohnarten. Eine echte Durchrechnungsperiode nach Kollektivvertrag bildet das Stundenkonto ab, nicht ein eigener Ausweis am Ende der Periode.
Datenschutz: Auf der Stempel-Seite stehen keine Versicherungsnummern, Löhne oder fremde Daten. Stempel-Links werden nur verschlüsselt gespeichert, PINs nach fünf Fehlversuchen gesperrt. Löhne und Kosten sehen im Team nur Personen mit dem Personal-Recht. Details stehen in der Datenschutzerklärung.