Der Schutz Ihrer persönlichen Daten ist uns ein besonderes Anliegen. Wir verarbeiten Ihre Daten daher ausschließlich auf Grundlage der gesetzlichen Bestimmungen (DSGVO, TKG 2021). In diesen Datenschutzinformationen informieren wir Sie über die wichtigsten Aspekte der Datenverarbeitung im Rahmen unserer Website und der SaaS-Dienstleistung CaterLogic ONE.
Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:
Anton Kiener
E-Mail: office@caterlogic.at
Wenn Sie über das Formular auf unserer Website einen kostenlosen Test-Account für unsere Software erstellen, erheben wir folgende Daten:
Zweck und Rechtsgrundlage: Diese Daten werden zur Bereitstellung der Software, zur Erstellung Ihres Logins und zur Abwicklung der 14-tägigen Testphase benötigt. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung bzw. vorvertragliche Maßnahmen).
Hinweise und Übersicht während der Testphase: Nach der Registrierung senden wir Ihnen eine Willkommens-E-Mail mit Ihren Zugangsdaten. Während der 14-tägigen Testphase erhalten Sie außerdem höchstens drei kurze E-Mails mit Hinweisen zur Nutzung der Software und zum Ende der Testphase. Damit diese Hinweise passen und wir Ihnen bei Bedarf persönlich weiterhelfen können, sehen wir in einer internen Übersicht, wann Sie sich zuletzt angemeldet haben und welche Einrichtungsschritte erledigt sind (z. B. Firmendaten, erster Kunde, erstes Event, erstes Angebot) – nicht jedoch die Inhalte selbst. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Durchführung der Testphase) bzw. unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Den Hinweis-E-Mails können Sie jederzeit widersprechen: Eine kurze Antwort auf eine dieser E-Mails genügt.
Speicherdauer: Wenn Sie sich nach Ablauf der Testphase nicht für ein kostenpflichtiges Abonnement entscheiden, werden Ihre Account-Daten und alle in der Software eingegebenen Event-Daten nach einer Frist von 30 Tagen routinemäßig und unwiderruflich gelöscht. Über die bevorstehende Löschung informieren wir Sie vorab per E-Mail.
Schutz vor Schein-Registrierungen und Herkunft der Anmeldung: Wenn Sie das Formular absenden und Ihre E-Mail-Adresse bestätigen, speichern wir zusätzlich Ihre IP-Adresse, die technischen Angaben Ihres Browsers (User-Agent) und eine aus der IP-Adresse abgeleitete grobe Ortsangabe: Ort, Region, Land, Postleitzahl, Internetanbieter und ein Kennzeichen, ob die Adresse zu einem Proxy oder Rechenzentrum gehört. Für die Ortsangabe übermitteln wir eine gekürzte IP-Adresse an den Dienst ip-api.com; der letzte Zahlenblock wird vorher auf 0 gesetzt. Nach Angaben von ip-api.com werden Anfragen dort nicht protokolliert, die anfragende Adresse wird nur zur Begrenzung der Anfragen bis zu einer Minute im Arbeitsspeicher gehalten. Zweck ist der Schutz vor automatisierten Schein-Registrierungen (Bots) und die Einordnung, aus welcher Region Interessenten kommen. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer dieser Angaben: IP-Adresse und Browserangaben im Anmeldeprotokoll löschen wir nach 90 Tagen. Ortsangaben zu nicht bestätigten Registrierungen löschen wir nach 30 Tagen, zu automatisiert erkannten Bot-Anfragen nach 7 Tagen. Ortsangaben zu bestätigten Registrierungen bleiben gespeichert, bis Sie der Verarbeitung widersprechen oder die Löschung verlangen.
Unsere Website und die SaaS-Software werden auf Servern der Hetzner Online GmbH in Deutschland gehostet. Der Provider erhebt und speichert automatisch Informationen in sogenannten Server-Log-Dateien, die Ihr Browser automatisch an uns übermittelt. Dies sind: Browsertyp und -version, verwendetes Betriebssystem, Referrer URL, Hostname des zugreifenden Rechners, Uhrzeit der Serveranfrage und IP-Adresse. Diese Daten werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt. E-Mails, die die Software verschickt (z. B. Erinnerungen, Angebote oder Anmeldungen an den Lohnverrechner), laufen ebenfalls über den Mailserver der Hetzner Online GmbH. Grundlage für die Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, der die Verarbeitung von Daten zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Wahrung der technischen Sicherheit gestattet.
Da unsere Kunden (B2B) personenbezogene Daten ihrer eigenen Endkunden und Beschäftigten in unsere Software eingeben und speichern, fungieren wir als Auftragsverarbeiter. Hierfür stellen wir unseren Kunden einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO zur Verfügung, der auch die eingesetzten Unterauftragsverarbeiter nennt. Dieser regelt verbindlich, dass wir die hochgeladenen Daten ausschließlich nach Weisung unserer Kunden und unter Einhaltung strenger technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen (TOMs) verarbeiten.
Online-Annahme von Angeboten: Unsere Kunden können Angebote mit einem persönlichen Link verschicken, über den ihre Endkunden das Angebot ansehen, annehmen oder ablehnen. Dabei speichern wir im Auftrag des jeweiligen Betriebs den Namen und die Anmerkung der entscheidenden Person, den Zeitpunkt, die IP-Adresse, die Kennung des Browsers (User-Agent), die E-Mail-Adresse, an die das Angebot ging, und eine Kopie des Angebots als PDF. Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Betrieb, der das Angebot verschickt hat. Zweck ist der Nachweis der Annahme oder Ablehnung. Speicherdauer: nicht abgeschlossene Versandvorgänge 2 Tage, unbeantwortete Angebote 90 Tage nach Ablauf der Annahmefrist, Ablehnungen 1 Jahr und Annahmen als Vertragsnachweis 7 Jahre nach der Entscheidung, jeweils längstens bis zur Löschung des Kundenkontos.
Daten von Beschäftigten (Bereich Personal): Unsere Kunden können im Bereich Personal Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erfassen, etwa Name, Geburtsdatum, Adresse, Kontaktdaten, Staatsangehörigkeit und Arbeitserlaubnis, Sozialversicherungsnummer, IBAN, Rolle, Stundenlohn, Einsätze und Arbeitszeiten, Nachweise (z. B. Dienstzettel, Belehrung, Hygieneschulung, Anmeldebestätigungen) sowie hochgeladene Dokumente. Auch hier verarbeiten wir die Daten ausschließlich im Auftrag des jeweiligen Betriebs; verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Betrieb als Dienstgeber. Sozialversicherungsnummer und IBAN speichern wir verschlüsselt und zeigen sie in Listen nur gekürzt an; den vollständigen Wert liefert die Software nur auf Abruf je Person und nur an Personen mit dem Recht „Personal verwalten“. Hochgeladene Dateien liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und sind nur nach Anmeldung abrufbar. Innerhalb eines Betriebs sehen den Bereich nur Personen, denen er ausdrücklich freigegeben wurde. Auf Wunsch des Betriebs verschickt die Software die Angaben zur Anmeldung bei der Sozialversicherung per E-Mail an dessen Lohnverrechner.
Daten per Link: Ein Betrieb kann einer beschäftigten Person einen zeitlich begrenzten Link schicken (auf Wunsch per E-Mail aus der Software), über den sie ihre Daten selbst eingibt. Die eingegebenen Daten speichern wir verschlüsselt, bis der Betrieb sie geprüft und übernommen hat; nicht übernommene Eingaben löschen wir nach 30 Tagen. Zum Schutz vor Missbrauch speichern wir statt der IP-Adresse nur einen nicht umkehrbaren Prüfwert (Hash), den wir nach einem Tag löschen.
Dienstplan und Zeiterfassung: Unsere Kunden können im Dienstplan Schichten ihrer Beschäftigten planen und deren Arbeitszeit aufzeichnen (Arbeitszeitaufzeichnung nach § 26 AZG). Wir verarbeiten dabei im Auftrag des Betriebs: Schichtpläne (Tag, Uhrzeit, Rolle, Zuordnung zu Events), Stempelzeiten (Kommen, Gehen, Pausen) und die daraus berechneten Arbeitstage, Korrekturen mit Grund, Zeitpunkt und Benutzer, Monatsabschlüsse mit Stundenkonto, Abwesenheiten (z. B. Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich mit Zeitraum und einem freiwilligen Hinweis), das Urlaubskonto, Verfügbarkeitsangaben sowie Wünsche zum Schichttausch und Einsprüche gegen aufgezeichnete Zeiten. Verantwortlich im Sinne der DSGVO ist der Betrieb als Dienstgeber; er entscheidet, ob und wie er die Zeiterfassung einsetzt, und informiert seine Beschäftigten darüber.
Stempel-Seite für Beschäftigte: Beschäftigte stempeln über einen persönlichen Link am Handy oder über ein Tablet im Betrieb (Terminal), jeweils mit einer PIN. Sie brauchen dafür kein eigenes Konto bei uns. Den Link speichern wir nur als Prüfwert (Hash), die PIN nur als Hash. Bei jedem Stempel speichern wir den Zeitpunkt, die Art (Kommen, Gehen, Pause), die Kennung des Browsers (User-Agent, gekürzt) und einen Prüfwert (Hash) der IP-Adresse. Wenn das Gerät es erlaubt und die Person es bestätigt, speichern wir zusätzlich den ungefähren Standort; er ist freiwillig, dient nur als Hinweis für den Betrieb, und das Stempeln funktioniert auch, wenn die Ortsabfrage abgelehnt wird. Ist gerade kein Netz vorhanden, merkt sich das Handy den Stempel kurz im Speicher des Browsers und sendet ihn später automatisch nach. Falsche PIN-Eingaben zählen wir je Person (bis zur nächsten richtigen Eingabe) und je IP-Adresse (nur als Hash, Löschung nach einem Tag); nach mehreren Fehlversuchen wird die PIN vorübergehend gesperrt. Auf der Stempel-Seite sieht jede Person nur ihre eigenen Daten (Plan, Zeiten, Abwesenheiten, Urlaubskonto). Optional kann sie ihren Dienstplan als Kalender-Abo in den Kalender ihres Geräts übernehmen; dann liegen die Schichten (mit Event-Name und Ort) auch beim Kalenderdienst der Person.
Krankenstand: Krankmeldungen speichert die Software nur als Abwesenheitsart mit Zeitraum, nicht mit Diagnose. Schon die Tatsache eines Krankenstands kann jedoch als Gesundheitsdatum gelten (Art. 9 DSGVO). Bitte tragen Sie in Hinweisfelder keine Diagnosen ein.
E-Mails an Beschäftigte und Betriebe: Je nach Einstellung des Betriebs verschickt die Software E-Mails an Beschäftigte (z. B. Erinnerungen an Einsätze und Anmeldungen, veröffentlichter Dienstplan, Änderungen an Schichten, Entscheidungen zu Schicht-Wünschen) und an den Betrieb (z. B. Urlaubsanträge, Krankmeldungen, Schicht-Wünsche, Einsprüche). Diese E-Mails enthalten nur die für den jeweiligen Zweck nötigen Angaben und laufen über den Mailserver der Hetzner Online GmbH (siehe Punkt 3).
Speicherdauer Zeiterfassung: Stempelungen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten löscht die Software nicht automatisch. Wie lange der Betrieb sie aufbewahren muss und darf, richtet sich nach seinen gesetzlichen Pflichten und liegt in seiner Verantwortung. Auf Weisung des Betriebs löschen wir sie früher; nach Vertragsende gelten die Fristen aus Punkt 2 (30 Tage nach der Testphase) und Punkt 6 (90 Tage nach Vertragsende).
Speicherdauer Personaldaten: Lohn- und Meldeunterlagen unterliegen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist von sieben Jahren ab Ende des Kalenderjahres, in dem eine Person zuletzt eingesetzt wurde bzw. ausgetreten ist (§ 132 BAO); erst danach kann der Betrieb sie löschen. Personen, die nie eingesetzt wurden, kann der Betrieb jederzeit löschen. Längstens werden die Daten bis zur Löschung des Kundenkontos aufbewahrt.
Für einzelne Funktionen übermittelt CaterLogic ONE Daten an die folgenden Dienste. Betreffen diese Daten Endkunden unserer Kunden, geschieht das im Auftrag des jeweiligen Betriebs (siehe Punkt 4). Abgesehen von der Belegerkennung in der Buchhaltung und der Altdaten-Übernahme (beide nur auf Veranlassung des Betriebs) übermitteln wir Namen, E-Mail-Adressen oder Telefonnummern von Kunden an diese Dienste nicht.
Zweck und Rechtsgrundlage: Bereitstellung der jeweiligen Funktion der Software (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO); für Daten von Endkunden im Auftrag des Betriebs nach Art. 28 DSGVO. Bei uns gespeichert werden nur die Ergebnisse, also Vorschläge, Texte, Koordinaten, Kilometer und Fahrzeit.
Wir bieten für unsere Software kostenpflichtige Abonnements an. Die Rechnungsstellung erfolgt direkt durch uns; die Zahlung leisten Sie per Banküberweisung (SEPA) auf unser Geschäftskonto. Dabei verarbeiten wir die für die Rechnung notwendigen Daten (Name, Betriebsname, Rechnungsadresse, ggf. UID-Nummer) auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).
Ein externer Zahlungsdienstleister ist in den Zahlungsvorgang nicht eingebunden. Kreditkarten- oder sonstige Zahlungskartendaten erfassen und speichern wir zu keinem Zeitpunkt.
Speicherdauer nach Vertragsende: Nach Beendigung eines kostenpflichtigen Abonnements werden Ihre Account-Daten und alle in der Software eingegebenen Daten nach einer Frist von 90 Tagen routinemäßig und unwiderruflich gelöscht. Über die bevorstehende Löschung informieren wir Sie vorab per E-Mail. Rechnungsdaten unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (in der Regel sieben Jahre gemäß § 132 BAO) und werden bis zu deren Ablauf weiter aufbewahrt.
Unsere Erklärvideos liegen auf YouTube, einem Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Beim Aufruf unserer Seiten wird zunächst nur ein auf unserem eigenen Server gespeichertes Vorschaubild angezeigt; es wird keine Verbindung zu YouTube aufgebaut. Erst wenn Sie auf ein Vorschaubild oder ein Kapitel klicken, wird das Video im erweiterten Datenschutzmodus (youtube-nocookie.com) eingebettet. Dabei erhält YouTube Ihre IP-Adresse, die aufgerufene Seite und Angaben zu Ihrem Browser; sind Sie bei Google angemeldet, kann Google den Aufruf Ihrem Konto zuordnen. Dabei können Daten in die USA übermittelt werden; Google LLC ist unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert.
Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung durch den Klick (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 165 Abs. 3 TKG 2021). Sie können die Seite auch ohne Laden der Videos nutzen. Näheres finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.
Im Fuß unserer Startseite verlinken wir unsere Profile auf Facebook und Instagram. Das sind einfache Links: Beim Aufruf unserer Seiten werden keine Plugins, Skripte oder Feeds von Meta geladen und es wird keine Verbindung zu Meta aufgebaut. Erst wenn Sie auf einen Link klicken, verlassen Sie unsere Seite und Ihr Browser verbindet sich mit Facebook bzw. Instagram. Diese Dienste werden von Meta Platforms Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, Irland, betrieben; sie verarbeiten Ihre Daten dort in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen, auch dann, wenn Sie nicht angemeldet sind.
Wenn Sie unseren Profilen folgen, Beiträge kommentieren oder uns dort Nachrichten schreiben, verarbeiten wir diese Angaben, um Ihnen zu antworten und unsere Beiträge zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an Öffentlichkeitsarbeit und Kundenkommunikation). Für anonymisierte Statistiken zu unseren Profilen (Insights) sind wir gemeinsam mit Meta verantwortlich. Bitte schicken Sie uns über diese Kanäle keine vertraulichen Daten; dafür erreichen Sie uns per E-Mail an office@caterlogic.at. Näheres finden Sie in der Datenschutzrichtlinie von Meta und in der Datenschutzrichtlinie von Instagram.
Ihnen stehen bezüglich Ihrer bei uns gespeicherten Daten grundsätzlich die Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerruf und Widerspruch zu. Wenn Sie glauben, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich bei der österreichischen Datenschutzbehörde beschweren.
Stand: 1. November 2026 (ergänzt: Hinweis-E-Mails und interne Übersicht während der Testphase, Altdaten-Übernahme per Foto, PDF und Text; zuvor: Profile auf Facebook und Instagram, Dienstplan und Zeiterfassung, Stempel-Seite, Krankenstand, E-Mails an Beschäftigte)