Zurück zur Startseite

Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

zwischen dem Kunden, der CaterLogic ONE nutzt (nachfolgend „Verantwortlicher“),
und Anton Kiener, CaterLogic ONE, Badersteig 43, 3463 Eggendorf am Wagram, Österreich (nachfolgend „Auftragsverarbeiter“).

Dieser Vertrag ist Bestandteil des Nutzungsvertrags über CaterLogic ONE (siehe AGB, Punkt 5.3) und gilt mit der Registrierung bzw. der Buchung eines Tarifs. Auf Wunsch stellen wir ihn auch als unterschriebenes PDF zur Verfügung (office@caterlogic.at).

1. Gegenstand und Dauer

1.1 Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen die Software CaterLogic ONE als Software-as-a-Service bereit. Dabei verarbeitet er personenbezogene Daten, die der Verantwortliche oder seine Nutzer in die Software eingeben oder über sie erheben, ausschließlich im Auftrag des Verantwortlichen.

1.2 Die Laufzeit entspricht der Laufzeit des Nutzungsvertrags (einschließlich der Testphase). Die Regelungen zur Löschung (Punkt 9) gelten über das Vertragsende hinaus.

2. Art, Zweck, Daten und Betroffene

2.1 Art und Zweck: Speichern, Anzeigen, Auswerten, Übermitteln (z. B. Versand von Angeboten, Rechnungen, Erinnerungen und Anmeldungen per E-Mail) und Löschen von Daten, soweit es für die Funktionen der Software nötig ist – insbesondere Kunden- und Eventverwaltung, Kalkulation, Angebote, Rechnungen, Terminplanung, Personal und Anmeldung bei der Sozialversicherung, Dienstplan und Zeiterfassung, Lager und Buchhaltung.

2.2 Kategorien betroffener Personen:

• Kunden, Interessenten und Ansprechpersonen des Verantwortlichen (Endkunden)
• Beschäftigte des Verantwortlichen, einschließlich tageweise beschäftigter Aushilfen (auch wenn sie nur über einen persönlichen Stempel-Link ohne eigenes Konto mit der Software arbeiten)
• Lieferanten und deren Ansprechpersonen
• Nutzer der Software im Betrieb des Verantwortlichen (Teammitglieder)

2.3 Arten personenbezogener Daten:

• Kontakt- und Adressdaten (Name, Anschrift, E-Mail, Telefon, Firma)
• Auftrags-, Event-, Angebots- und Rechnungsdaten, Zahlungsstatus, Notizen
• Beschäftigtendaten: Geburtsdatum, Anschrift, Staatsangehörigkeit und Arbeitserlaubnis, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung (IBAN), Rolle, Stundenlohn, Einsätze und Arbeitszeiten, Meldestatus, Nachweise und Dokumente (z. B. Dienstzettel, Belehrung, Hygieneschulung, Anmeldebestätigungen)
• Daten aus Dienstplan und Zeiterfassung: Schichtpläne, Stempelzeiten (Kommen, Gehen, Pausen) mit Kennung des Browsers und einem Prüfwert (Hash) der IP-Adresse, ungefährer Standort beim Stempeln, wenn der Beschäftigte ihn im Browser zulässt, berechnete Arbeitstage, Korrekturen mit Grund, Monatsabschlüsse und Stundenkonto, Urlaubskonto, Abwesenheiten (Urlaub, Krankenstand, Zeitausgleich u. Ä. mit Zeitraum und freiwilligem Hinweis), Verfügbarkeitsangaben, Wünsche zum Schichttausch, Einsprüche gegen Zeiten, Stempel-PIN (nur als Hash)
• Buchhaltungsdaten (Belege, Bankumsätze, Buchungen)
• Nutzungs- und Protokolldaten (Anmeldungen, Änderungsprotokolle, Protokoll von Zeitkorrekturen)

Besondere Kategorien von Daten (Art. 9 DSGVO) sind für die Software grundsätzlich nicht vorgesehen. Eine Ausnahme ist die Abwesenheitsart „Krankenstand“: Dazu speichert die Software nur die Art und den Zeitraum, keine Diagnose; schon die Tatsache eines Krankenstands kann jedoch ein Gesundheitsdatum sein. Der Verantwortliche stellt sicher, dass er dafür eine Rechtsgrundlage nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO hat, und trägt keine Diagnosen in Hinweisfelder ein. Trägt der Verantwortliche sonstige solche Angaben selbst ein (z. B. Unverträglichkeiten einzelner Gäste in Notizen), ist er für die Rechtmäßigkeit verantwortlich.

2.4 Pflichten des Verantwortlichen gegenüber seinen Beschäftigten: Der Verantwortliche ist dafür verantwortlich, seine Beschäftigten über die Verarbeitung ihrer Daten zu informieren (Art. 13 DSGVO), insbesondere über die Zeiterfassung und die freiwillige Standortangabe beim Stempeln, und die arbeitsrechtlichen Voraussetzungen einzuhalten (z. B. eine Betriebsvereinbarung bzw. die Zustimmung des Betriebsrats, soweit ein Betriebsrat besteht und sie erforderlich ist). Die Standortangabe beim Stempeln ist technisch freiwillig und lässt sich im Browser ablehnen.

3. Weisungen

3.1 Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen. Weisungen sind die Nutzung der Funktionen der Software sowie Weisungen in Textform (z. B. E-Mail an office@caterlogic.at).

3.2 Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Verantwortlichen unverzüglich darauf hin.

3.3 Ist der Auftragsverarbeiter gesetzlich zu einer Verarbeitung verpflichtet, teilt er dem Verantwortlichen dies vorher mit, sofern das Gesetz dies nicht verbietet.

4. Vertraulichkeit

Der Auftragsverarbeiter verarbeitet die Daten selbst. Setzt er weitere Personen ein, verpflichtet er sie vorher schriftlich zur Vertraulichkeit (Datengeheimnis, § 6 DSG), sofern sie nicht ohnehin einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.

5. Sicherheit der Verarbeitung

Der Auftragsverarbeiter trifft die technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die in Anlage 1 beschrieben sind. Er darf sie weiterentwickeln, solange das Schutzniveau nicht sinkt.

6. Unterauftragsverarbeiter

6.1 Der Verantwortliche genehmigt die in Anlage 2 genannten Unterauftragsverarbeiter.

6.2 Über beabsichtigte Änderungen (Hinzuziehung oder Ersetzung) informiert der Auftragsverarbeiter mindestens vier Wochen vorher per E-Mail. Der Verantwortliche kann aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund widersprechen; ist eine Einigung nicht möglich, kann er den Nutzungsvertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen.

6.3 Der Auftragsverarbeiter verpflichtet Unterauftragsverarbeiter vertraglich zu denselben Datenschutzpflichten.

7. Rechte der betroffenen Personen

Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei Anfragen betroffener Personen (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch). Viele Anfragen kann der Verantwortliche direkt in der Software erledigen, etwa Daten ändern, löschen oder exportieren. Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet er die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.

8. Unterstützungs- und Meldepflichten

8.1 Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Einhaltung der Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation).

8.2 Wird dem Auftragsverarbeiter eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten bekannt, die Daten des Verantwortlichen betrifft, meldet er sie unverzüglich, spätestens innerhalb von 48 Stunden, per E-Mail an die hinterlegte Adresse des Verantwortlichen – mit den Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO, soweit bekannt.

9. Löschung und Rückgabe nach Vertragsende

9.1 Der Verantwortliche kann seine Daten bis zum Vertragsende und danach bis zur Löschung selbst aus der Software exportieren (z. B. „Alle Personaldaten exportieren“, Arbeitszeiten und Monatsabschlüsse als CSV bzw. PDF, sonstige PDF- und CSV-Exporte).

9.2 Nach Vertragsende löscht der Auftragsverarbeiter alle Daten des Verantwortlichen nach den Fristen der AGB (Punkt 7.3: 90 Tage nach Vertragsende, nach Testphasen 30 Tage) nach vorheriger Information per E-Mail. Datensicherungen werden laufend überschrieben; Daten in Sicherungen sind spätestens 30 Tage nach der Löschung entfernt.

9.3 Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Verantwortlichen (z. B. für Lohn- und Meldeunterlagen sowie Arbeitszeitaufzeichnungen) erfüllt der Verantwortliche mit den exportierten Daten selbst.

9.4 Die Software löscht Stempelungen, Arbeitszeiten und Abwesenheiten nicht automatisch während der Vertragslaufzeit. Der Auftragsverarbeiter löscht sie früher nur auf Weisung des Verantwortlichen.

10. Nachweise und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen auf Anfrage alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Einhaltung dieses Vertrags nötig sind. Kontrollen vor Ort ermöglicht er nach angemessener Vorankündigung (in der Regel zwei Wochen) während der üblichen Geschäftszeiten, ohne Störung des Betriebs und unter Wahrung der Vertraulichkeit gegenüber anderen Kunden.

11. Ort der Verarbeitung

Die Daten werden in der Europäischen Union bzw. in Österreich verarbeitet. Übermittlungen in Drittländer erfolgen nur bei den in Anlage 2 ausdrücklich genannten Diensten und nur auf Grundlage von Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Angemessenheitsbeschluss).

12. Haftung und Schlussbestimmungen

12.1 Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO; im Übrigen gelten die AGB.

12.2 Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den AGB geht in Fragen des Datenschutzes dieser Vertrag vor.

12.3 Es gilt österreichisches Recht. Gerichtsstand ist der in den AGB genannte.

12.4 Änderungen dieses Vertrags teilt der Auftragsverarbeiter mindestens vier Wochen vorher per E-Mail mit; es gilt das Verfahren nach Punkt 8.4 der AGB.

Anlage 1 – Technische und organisatorische Maßnahmen (Art. 32 DSGVO)

Vertraulichkeit

• Zutritt: Die Server stehen in einem Rechenzentrum der Hetzner Online GmbH in Deutschland (zertifiziert nach ISO/IEC 27001). Die Zweitkopie der Datensicherung liegt verschlüsselt auf einem eigenen Gerät in den Räumen des Auftragsverarbeiters in Österreich.
• Zugang: Anmeldung nur mit Benutzername und Passwort; Passwörter werden ausschließlich als Hash gespeichert. Administrativer Serverzugang nur durch den Auftragsverarbeiter mittels SSH-Schlüssel.
• Stempel-Seite: Beschäftigte stempeln ohne eigenes Konto über einen persönlichen Link (in der Datenbank nur als Hash) und eine PIN (nur als Hash). Nach 5 falschen PIN-Eingaben wird die PIN für 15 Minuten gesperrt; zusätzlich werden Fehlversuche je IP-Adresse (als Hash, Löschung nach einem Tag) begrenzt. Die Sitzung dauert am Handy höchstens 12 Stunden, am Terminal 3 Minuten. Die Seite ist für Suchmaschinen gesperrt und lässt sich nicht in fremde Seiten einbetten. Dort sieht jede Person nur ihre eigenen Daten.
• Zugriff: Strikte Trennung der Daten je Betrieb (Mandant). Innerhalb eines Betriebs vergibt der Verantwortliche Rechte je Modul; Personal, Buchhaltung und Reporting sind für Teammitglieder gesperrt, bis sie ausdrücklich freigegeben werden. Das Recht „Personal“ gibt es in zwei Stufen („ansehen“ mit gekürzter Sozialversicherungsnummer und IBAN, „verwalten“); der Dienstplan hat ein eigenes Modulrecht, Stundenlöhne und Personalkosten sehen nur Personen mit dem Recht „Personal“.
• Verschlüsselung: Übertragung ausschließlich über HTTPS (TLS). Sozialversicherungsnummer und IBAN sowie Daten, die Beschäftigte per Link selbst eingeben, werden zusätzlich mit AES-256-GCM verschlüsselt gespeichert; in Listen werden Sozialversicherungsnummer und IBAN nur gekürzt angezeigt, den Klartext liefert die Software nur auf Abruf je Person und nur an Personen mit dem Recht „Personal verwalten“. Hochgeladene Dateien liegen außerhalb des öffentlich erreichbaren Bereichs und werden nur nach Anmeldung und Prüfung der Berechtigung ausgeliefert.
• Trennung: Test- und Demokonten sind eigene Mandanten ohne Zugriff auf Kundendaten.

Integrität

• Weitergabe: E-Mails werden über eine verschlüsselte Verbindung an den Mailserver übergeben. Datensicherungen werden über einen verschlüsselten VPN-Tunnel (WireGuard) übertragen.
• Eingabekontrolle: Änderungen an Personaldaten werden mit Zeitpunkt und Benutzer protokolliert (auch Exporte). Stempelungen werden unveränderlich gespeichert; Korrekturen von Arbeitszeiten sind nur mit Begründung möglich und werden mit Zeitpunkt und Benutzer protokolliert; abgeschlossene Monate sind gegen Änderungen gesperrt. Anmeldungen an der Software werden protokolliert und nach 90 Tagen gelöscht.

Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Tägliche automatische Sicherung der Datenbanken; Aufbewahrung am Server 7 Tage.
• Tägliche Zweitkopie an einem getrennten Standort in Österreich, verschlüsselt (GPG, AES-256), Aufbewahrung 30 Tage.
• Automatische Fehlermeldung per E-Mail, wenn eine Sicherung fehlschlägt.
• Vor jeder Softwareänderung wird der bisherige Stand gesichert; ausgelieferte Dateien werden per Prüfsumme kontrolliert.

Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung und Datenminimierung

• Automatische Löschfristen, z. B. nicht übernommene Eingaben per Link nach 30 Tagen, Prüfwerte von IP-Adressen nach einem Tag.
• Löschung von Konten nach Vertragsende nach festgelegten Fristen und vorheriger Information des Kunden.
• Neue Funktionen werden zuerst in Test- und Pilotbetrieben erprobt.

Anlage 2 – Unterauftragsverarbeiter

Personaldaten (Bereiche Personal, Dienstplan und Zeiterfassung) werden an keinen der Dienste außer Hetzner übermittelt.

Stand: 1. November 2026
Änderungen gegenüber dem bisherigen Stand (24. Oktober 2026): Altdaten-Übernahme per Foto, PDF und Text ergänzt (Anlage 2, Google Gemini). Frühere Änderungen (Oktober 2026):Dienstplan und Zeiterfassung ergänzt (Punkt 2.1, 2.3, Anlage 1), Hinweis zum Krankenstand (Art. 9 DSGVO) und Pflichten gegenüber Beschäftigten (Punkt 2.3, 2.4), Löschung von Zeitaufzeichnungen (Punkt 9).