Rechtssichere Abrechnung & Automatisierung
Das Abrechnungsmodul von Caterlogic ONE eliminiert manuelle Berechnungsfehler vollständig. Es übernimmt verifizierte Daten direkt aus der Eventplanung und wandelt sie in ein finanzamttaugliches Dokument um.
Das fertige Rechnungs-PDF: Positionen mit MwSt je Zeile, Summenblock je Steuersatz und EPC-Zahlungs-QR.
🧾 Lückenlose Nummernkreise
Die Software steuert deine Rechnungsnummern vollautomatisch und chronologisch fortlaufend (z.B. *R-2026-006*). Das verhindert Buchungsfehler und sorgt für ein tadelloses Audit.
💶 1-Klick PDF-Generierung
Keine Formatierungsfehler mehr in Word. Das System generiert mehrseitige, hochprofessionelle PDF-Rechnungen im vordefinierten Corporate Design deines Betriebs inklusive aller Pflichtangaben – und einem EPC-Zahlungs-QR („GiroCode“) unten rechts, den jede Banking-App liest.
📊 Steuertrennung je Position
Jeder Position weist du ihren MwSt-Satz zu – 10 %, 20 % oder frei (z. B. 13 %). Am Dokumentenende schlüsselt das System jeden Satz einzeln nach Netto, Steuer und Brutto auf. Das spart deinem Steuerberater wertvolle Zeit.
✉️ Direktes Kunden-Invoicing
Versende fertige PDF-Rechnungen direkt aus dem integrierten E-Mail-Center deiner Verwaltungsmaske. Der Kunde erhält das Dokument sofort als rechtssicheren Anhang.
➕ Rechnung mit oder ohne Angebot
Wandle ein bestätigtes Angebot in Sekunden in eine Rechnung um – oder lege über „+ Neue Rechnung“ eine freie Rechnung an, z. B. für Nachbestellungen und Fremdleistungen. Kunde, Datum und Bezeichnung passt du jederzeit an.
Fälligkeits-Überwachung & Liquiditätsschutz
Geldmangel durch unbezahlte Rechnungen ist ein massives Risiko. Caterlogic ONE überwacht offene Posten im Sekundentakt und reagiert sofort visuell auf Fristüberschreitungen.
Das rote Warn-System
Überschreitet eine versendete Rechnung das hinterlegte Zahlungsziel, verfärbt sich ihr Fälligkeitsdatum signalrot. Zwei Kennzahlen-Kacheln über der Liste zeigen dir jederzeit den offenen Gesamtbetrag und davon den überfälligen Anteil.
Anzahlungen & Teilzahlungen
Erfasse jede Zahlung einzeln – mit Betrag, Datum und Zahlungsart (bar, Überweisung, Karte, Sonstiges). Ein Fortschrittsbalken und der offene Restbetrag sind sofort sichtbar, teilbezahlte Rechnungen bekommen ein eigenes Etikett. Erreicht die Summe den Rechnungsbetrag, schließt die Rechnung automatisch ab und ist gegen Änderungen gesperrt. Der schnelle „Als bezahlt markieren“-Weg bleibt für den Normalfall erhalten.
Storno & Rückverfolgung zum Event
Muss eine Rechnung storniert werden, bleibt die Rechnungsnummer für einen lückenlosen Nummernkreis erhalten – nur der Status ändert sich. Ein direkter Link führt von jeder Rechnung zurück zum zugehörigen Event, ganz ohne Suchen in der Terminübersicht.
Das Core-Feature: Automatisiertes Mahnwesen
Kein händisches Tippen von Mahnungen mehr. Bei einer überfälligen Rechnung genügt ein Klick auf das Mahnungs-Symbol – das System erzeugt sofort ein rechtssicheres Mahn-PDF. Der Textbaustein passt sich der Stufe an (1. Zahlungserinnerung oder 2. Mahnung), übernimmt die Rechnungsdaten fehlerfrei und bereitet den E-Mail-Versand vor.
Oder gleich als Mahnlauf: Ein Klick auf „Mahnlauf“ sammelt alle mahnreifen Rechnungen (überfällig plus einstellbare Karenzzeit), zeigt sie mit Betrag, Verzugstagen und nächster Mahnstufe – bei teilbezahlten Rechnungen wird nur der offene Rest gefordert. Du hakst ab, was raus soll, und verschickst alle Mahnungen auf einmal.
Damit nichts liegen bleibt: Ein täglicher Report meldet dir automatisch per E-Mail, welche Rechnungen gerade mahnreif geworden sind. So schützt du deine Liquidität ohne bürokratischen Aufwand.
