Saubere Abrechnung & Automatisierung
Das Abrechnungsmodul von CaterLogic ONE nimmt dir die fehleranfällige Rechenarbeit ab. Es übernimmt die Daten direkt aus der Eventplanung und macht daraus eine Rechnung mit allen Pflichtangaben.
Das fertige Rechnungs-PDF: Positionen mit MwSt je Zeile, Summenblock je Steuersatz und EPC-Zahlungs-QR.
🧾 Lückenlose Nummernkreise
Die Software steuert deine Rechnungsnummern vollautomatisch und chronologisch fortlaufend (z.B. *R-2026-006*). Eine neue Rechnung ist zuerst ein Entwurf – ihre Nummer bekommt sie erst beim Stellen, so entstehen keine Lücken durch verworfene Entwürfe. Ab dann sind Kunden- und Firmendaten eingefroren: Ein späterer Nachdruck zeigt genau das, was der Kunde bekommen hat.
💶 1-Klick PDF-Generierung
Keine Formatierungsfehler mehr in Word. Das System generiert mehrseitige, hochprofessionelle PDF-Rechnungen im vordefinierten Corporate Design deines Betriebs inklusive aller Pflichtangaben – und einem EPC-Zahlungs-QR („GiroCode“) unten rechts, den jede Banking-App liest.
📊 Steuertrennung je Position
Jeder Position weist du ihren MwSt-Satz zu – 10 %, 20 % oder frei (z. B. 13 %). Am Dokumentenende schlüsselt das System jeden Satz einzeln nach Netto, Steuer und Brutto auf. Das spart deinem Steuerberater wertvolle Zeit. Bist du Kleinunternehmer, rechnen Kalkulation, Angebot und Rechnung ganz ohne USt und drucken den Pflichthinweis.
✉️ Direktes Kunden-Invoicing
Versende fertige PDF-Rechnungen direkt aus dem integrierten E-Mail-Center deiner Verwaltungsmaske. Der Kunde erhält die Rechnung sofort als PDF-Anhang.
➕ Rechnung mit oder ohne Angebot
Wandle ein bestätigtes Angebot in Sekunden in eine Rechnung um – oder lege über „+ Neue Rechnung“ eine freie Rechnung an, z. B. für Nachbestellungen und Fremdleistungen. Solange sie ein Entwurf ist, passt du Kunde, Leistungsdatum und Positionen frei an. Das Rechnungsdatum setzt das System beim Stellen.
Fälligkeits-Überwachung & Liquiditätsschutz
Geldmangel durch unbezahlte Rechnungen ist ein massives Risiko. CaterLogic ONE behält offene Posten im Blick und zeigt dir Fristüberschreitungen sofort farbig an.
Das rote Warn-System
Überschreitet eine versendete Rechnung das hinterlegte Zahlungsziel, verfärbt sich ihr Fälligkeitsdatum signalrot. Zwei Kennzahlen-Kacheln über der Liste zeigen dir jederzeit den offenen Gesamtbetrag und davon den überfälligen Anteil.
Anzahlungen & Teilzahlungen
Erfasse jede Zahlung einzeln – mit Betrag, Datum und Zahlungsart (bar, Überweisung, Karte, Sonstiges). Ein Fortschrittsbalken und der offene Restbetrag sind sofort sichtbar, teilbezahlte Rechnungen bekommen ein eigenes Etikett. Erreicht die Summe den Rechnungsbetrag, schließt die Rechnung automatisch ab und ist gegen Änderungen gesperrt. Der schnelle „Als bezahlt markieren“-Weg bleibt für den Normalfall erhalten.
Storno & Rückverfolgung zum Event
Muss eine gestellte Rechnung storniert werden, entsteht ein eigener Storno-Beleg mit ST-Nummer; die Rechnung bleibt zur Nachverfolgung erhalten und zählt nicht mehr zum Umsatz. Ein direkter Link führt von jeder Rechnung zurück zum zugehörigen Event, ganz ohne Suchen in der Terminübersicht.
Das Core-Feature: Automatisiertes Mahnwesen
Kein händisches Tippen von Mahnungen mehr. Bei einer überfälligen Rechnung genügt ein Klick auf das Mahnungs-Symbol – das System erzeugt sofort ein Mahn-PDF mit allen Rechnungsangaben. Der Textbaustein passt sich der Stufe an (1. Zahlungserinnerung oder 2. Mahnung), übernimmt die Rechnungsdaten fehlerfrei und bereitet den E-Mail-Versand vor.
Oder gleich als Mahnlauf: Ein Klick auf „Mahnlauf“ sammelt alle mahnreifen Rechnungen (überfällig plus einstellbare Wartezeit nach Fälligkeit), zeigt sie mit Betrag, Verzugstagen und nächster Mahnstufe – bei teilbezahlten Rechnungen wird nur der offene Rest gefordert. Du hakst ab, was raus soll, und verschickst alle Mahnungen auf einmal.
Oder ganz automatisch: Schaltest du es in den Einstellungen ein, verschickt CaterLogic ONE die 1. Mahnung – und auf Wunsch auch die 2. – jeden Morgen selbst per E-Mail, sobald die Wartezeit nach Fälligkeit abgelaufen ist. Ohne Häkchen passiert nichts von allein.
Damit nichts liegen bleibt: Eine Erinnerung meldet dir automatisch per E-Mail, welche Rechnungen gerade überfällig sind, in dem Rhythmus, den du einstellst. So schützt du deine Liquidität ohne bürokratischen Aufwand.
