Saubere Abrechnung & Automatisierung
Der Bereich Rechnungen von CaterLogic ONE nimmt dir die fehleranfällige Rechenarbeit ab. Er übernimmt die Daten direkt aus den Events und macht daraus eine Rechnung mit allen Pflichtangaben.
Das fertige Rechnungs-PDF: Positionen mit MwSt je Zeile, Summenblock je Steuersatz und EPC-Zahlungs-QR.
🧾 Lückenlose Nummernkreise
Die Software steuert deine Rechnungsnummern vollautomatisch und chronologisch fortlaufend (z.B. *R-2026-006*). Eine neue Rechnung ist zuerst ein Entwurf – ihre Nummer bekommt sie erst beim Ausstellen, so entstehen keine Lücken durch verworfene Entwürfe. Ab dann sind Kunden- und Firmendaten eingefroren: Ein späterer Nachdruck zeigt genau das, was der Kunde bekommen hat.
💶 1-Klick PDF-Generierung
Keine Formatierungsfehler mehr in Word. Das System generiert mehrseitige, hochprofessionelle PDF-Rechnungen im vordefinierten Corporate Design deines Betriebs inklusive aller Pflichtangaben – und einem EPC-Zahlungs-QR („GiroCode“) unten rechts, den jede Banking-App liest.
📊 Steuertrennung je Position
Jeder Position weist du ihren MwSt-Satz zu – 10 %, 20 % oder frei (z. B. 13 %). Am Dokumentenende schlüsselt das System jeden Satz einzeln nach Netto, Steuer und Brutto auf. Das spart deinem Steuerberater wertvolle Zeit. Bist du Kleinunternehmer, rechnen Kalkulation, Angebot und Rechnung ganz ohne USt und drucken den Pflichthinweis.
✉️ Direktes Kunden-Invoicing
Versende fertige Rechnungen direkt aus dem Bereich Rechnungen per E-Mail mit PDF-Anhang oder erstelle nur das PDF für die Post. CaterLogic ONE merkt sich, wann welche Rechnung an wen ging.
➕ Rechnung mit oder ohne Angebot
Aus einem bestätigten Angebot wird mit einem Klick ein Rechnungsentwurf. Zugesagte Aufträge, für die es noch keine Rechnung gibt, zeigt der Bereich Rechnungen als „Nicht verrechnet“, damit keiner vergessen wird. Über „+ Neue Rechnung“ legst du freie Rechnungen an, z. B. für Nachbestellungen und Fremdleistungen. Solange sie ein Entwurf ist, passt du Kunde, Leistungsdatum und Positionen frei an. Das Rechnungsdatum setzt das System beim Ausstellen.
🔁 Anzahlung & Restrechnung
Beim Senden wählst du: ganzer Betrag oder zuerst eine Anzahlung, mit dem Prozentsatz aus deinem Firmenprofil oder einem eigenen für diesen Auftrag. Die Anzahlungsrechnung zeigt Auftragssumme und Restbetrag. Nach dem Event erstellt „Rest verrechnen“ die Restrechnung, die bezahlte Anzahlungen getrennt nach Steuersatz abzieht.
🧭 Ein Auftrag, eine Zeile
Der Bereich Rechnungen zeigt je Auftrag den Stand in Worten, etwa „Anzahlung bezahlt – Rest verrechnen“, und genau einen Knopf für den nächsten Schritt. Ein Klick auf den Status öffnet den Verlauf mit Angebot, Versand, Zahlungen, Mahnungen und Storno.
Fälligkeits-Überwachung & Liquiditätsschutz
Geldmangel durch unbezahlte Rechnungen ist ein massives Risiko. CaterLogic ONE behält offene Posten im Blick und zeigt dir Fristüberschreitungen sofort farbig an.
Das rote Warn-System
Überschreitet eine versendete Rechnung das hinterlegte Zahlungsziel, verfärbt sich ihr Fälligkeitsdatum signalrot. Zwei Kennzahlen-Kacheln über der Liste zeigen dir jederzeit den offenen Gesamtbetrag und davon den überfälligen Anteil.
Anzahlungen & Teilzahlungen
Erfasse jede Zahlung einzeln – mit Betrag, Datum und Zahlungsart (bar, Überweisung, Karte, Sonstiges). Ein Fortschrittsbalken und der offene Restbetrag sind sofort sichtbar, teilbezahlte Rechnungen bekommen ein eigenes Etikett. Erreicht die Summe den Rechnungsbetrag, schließt die Rechnung automatisch ab und ist gegen Änderungen gesperrt. Der schnelle „Als bezahlt markieren“-Weg bleibt für den Normalfall erhalten.
Storno & Rückverfolgung zum Event
Muss eine ausgestellte Rechnung storniert werden, entsteht ein eigener Storno-Beleg mit ST-Nummer; die Rechnung bleibt zur Nachverfolgung erhalten und zählt nicht mehr zum Umsatz. Ein direkter Link führt von jeder Rechnung zurück zum zugehörigen Event, ganz ohne Suchen in der Terminübersicht.
E-Rechnung: ebInterface für Österreich, XRechnung für Deutschland
Öffentliche Auftraggeber wollen Rechnungen nicht als PDF, sondern als strukturierte Datei, die ihre Software selbst einliest. Aus jeder gestellten Rechnung erzeugt ONE diese Datei mit einem Klick – aus denselben Daten wie das PDF, ohne zweite Erfassung. Die E-Rechnung gibt es ab dem Professional-Tarif. Ob dein Auftraggeber sie verlangt, sagt er dir; ONE liefert die fertige Datei.
Zwei Formate
ebInterface 6.1 für Österreich, zum Beispiel für Rechnungen an Bundesdienststellen. XRechnung 3.0 für Deutschland, zum Beispiel für öffentliche Auftraggeber – ONE fragt dabei nach der Leitweg-ID, die dir der Auftraggeber nennt.
Ein Klick im Menü der Rechnung
Bei jeder gestellten Rechnung, auch bei Anzahlung und Restrechnung. Positionen, Steuersätze, Zahlungsziel, Bankverbindung und der Gesamtbetrag stimmen mit dem PDF überein. Entwürfe und stornierte Rechnungen werden bewusst nicht erzeugt.
Amtlich geprüft
Beide Formate prüfen wir mit den offiziellen Werkzeugen: die XRechnung mit dem KoSIT-Prüfer (Standard 3.0.2), ebInterface gegen das amtliche Schema. Fehlen Pflichtangaben, sagt dir ONE vorher, was zu ergänzen ist – statt eine abgelehnte Rechnung zurückzubekommen.
Auch für Kleinunternehmer
Rechnest du ohne Umsatzsteuer ab, kennzeichnet ONE die Rechnung als steuerbefreit und nimmt den Hinweistext mit. Eine UID-Nummer brauchst du dafür nicht: Für die XRechnung hinterlegst du im Firmenprofil entweder die UID oder einfach deine Steuernummer, ebInterface geht ganz ohne.
Das Core-Feature: Automatisiertes Mahnwesen
Kein händisches Tippen von Mahnungen mehr. Das System erzeugt für jede überfällige Rechnung ein Mahn-PDF mit allen Rechnungsangaben. Der Textbaustein passt sich der Stufe an (1. Zahlungserinnerung oder 2. Mahnung) und übernimmt die Rechnungsdaten fehlerfrei.
Oder gleich als Mahnlauf: Ein Klick auf „Mahnlauf“ sammelt alle mahnreifen Rechnungen (überfällig plus einstellbare Wartezeit nach Fälligkeit), zeigt sie mit Betrag, Verzugstagen und nächster Mahnstufe – bei teilbezahlten Rechnungen wird nur der offene Rest gefordert. Du hakst ab, was raus soll, und verschickst alle Mahnungen auf einmal.
Oder ganz automatisch: Schaltest du es in den Einstellungen ein, verschickt CaterLogic ONE die 1. Mahnung – und auf Wunsch auch die 2. – jeden Morgen selbst per E-Mail, sobald die Wartezeit nach Fälligkeit abgelaufen ist. Ohne Häkchen passiert nichts von allein.
Damit nichts liegen bleibt: Eine Erinnerung meldet dir automatisch per E-Mail, welche Rechnungen gerade überfällig sind, in dem Rhythmus, den du einstellst. So schützt du deine Liquidität ohne bürokratischen Aufwand.
