Bankabgleich & Belegerfassung ohne Zettelwirtschaft
Die Basis jeder sauberen Buchhaltung: Kontobewegungen und Belege landen strukturiert im System, statt in Ordnern und E-Mail-Postfächern verloren zu gehen.
🏦 Kontoauszug von deiner Bank
Exportiere den Auszug im Online-Banking als camt.053 oder MT940 – das können praktisch alle Banken – und lade ihn hoch. CSV und PDF gehen auch. Anfangs- und Endsaldo werden geprüft, damit kein Auszug fehlt. Zweites Bankkonto oder Kreditkarte? Einfach als eigenes Konto anlegen.
🪄 Zahlungen automatisch zuordnen
Die Buchhaltung schlägt vor, zu welcher Rechnung oder welchem Beleg eine Zahlung gehört, und lernt aus deinen bisherigen Zuordnungen. Für Wiederkehrendes wie Miete oder Strom legst du einmal eine Regel an.
🧾 Belege liest die KI aus
Foto oder PDF hochladen, auch viele auf einmal. Die KI füllt Nummer, Datum, Beträge und Steuersatz aus und merkt sich, auf welches Konto du beim selben Lieferanten gebucht hast. 10 % und 20 % auf einer Großhandelsrechnung werden aufgeteilt. Du prüfst und gehst mit „Speichern & nächster“ weiter.
💶 Kassabuch
Bareinnahmen und Barausgaben mit laufendem Kassastand. Tageslosungen aus der Registrierkasse importierst du als CSV. Rutscht die Kassa ins Minus, weist dich die Buchhaltung darauf hin.
📖 Journal & Konten
Alle Buchungen laufen im Journal zusammen, deinen Konten und Partnern (Kunden/Lieferanten) zugeordnet. Der Kontenrahmen ist vorbefüllt. Buchungen werden nicht gelöscht, sondern mit Begründung storniert.
🔗 Ein Login für beides
Mit deinem gewohnten CaterLogic-ONE-Zugang wechselst du direkt in deine Buchhaltung, statt dich bei einem separaten Anbieter neu anzumelden. Funktioniert auch am Handy und Tablet.
Rechnungen: aus CaterLogic ONE oder direkt hier
Deine Rechnungen aus CaterLogic ONE übernimmst du mit einem Klick, mit derselben Nummer. Zahlungen, die du dort schon erfasst hast, kommen mit – und trifft dieselbe Überweisung später mit dem Kontoauszug ein, wird sie nur verknüpft, nicht doppelt gebucht.
📄 Eigene Rechnungen
Für alles außerhalb deiner Events. Die fortlaufende Nummer gibt es erst beim Abschließen, mit eingetragener IBAN steht ein Zahlungs-QR auf der Rechnung. Anzahlungsrechnung und Schlussrechnung, Teilzahlungen und Stornorechnung sind dabei.
🔔 Offene Posten im Blick
Überfällige Rechnungen sind markiert, eine Zahlungserinnerung schickst du mit einem Klick. Skonto oder ein paar Cent Differenz schließt du mit „Rest ausbuchen“ ab – Erlös und Umsatzsteuer zählen nur in Höhe der tatsächlichen Zahlung.
Monatsabschluss, UVA und dein Steuerberater
✅ Monatsabschluss
Einmal im Monat prüft ein Assistent, ob Kontoauszug, Belege und Rechnungen vollständig sind. Danach ist der Monat für Buchungen gesperrt, damit sich eine gemeldete Voranmeldung nicht unbemerkt ändert. Ab dem 5. erinnert dich die Startseite an den Vormonat.
🧮 UVA vorbereitet
Je Monat oder Quartal siehst du Umsatzsteuer, Vorsteuer und Zahllast samt Fälligkeit – und die Kennzahlen des Formulars U30 zum Übertragen in FinanzOnline. Reverse Charge, etwa bei ausländischen Anbietern, wird berücksichtigt.
🤝 Zugang für den Steuerberater
Du lädst deinen Steuerberater per E-Mail ein. Er bekommt einen eigenen Lesezugang: Er sieht deine Buchhaltung, kann nichts verändern und sieht CaterLogic ONE nicht. Beenden kannst du den Zugang jederzeit mit einem Klick.
📤 BMD-Export & Jahrespaket
Die Buchungen gibt es im BMD-Format für die Kanzlei-Software. Am Jahresende liegt alles in einem ZIP: Buchungsliste, BMD-Export, UVA-Übersicht, Anlagenverzeichnis, Kassabuch und alle Belege.
Auch ohne Buchhaltungs-Wissen
Die meisten Caterer, Wirte und Heurigenbetriebe sind keine Buchhalter. Deshalb erklärt die Buchhaltung sich selbst, so gut es geht.
🧭 Erste Schritte
Beim ersten Besuch führt dich ein Assistent durch die Einrichtung: Firmendaten (übernimmst du aus CaterLogic ONE), erster Kontoauszug, erster Beleg, Rechnungen aus ONE.
🩺 Buchhaltungs-Check
Ein Klick prüft das Jahr auf typische Fehler, etwa einen unpassenden Steuersatz, Ausgaben ohne Beleg, doppelt erfasste Rechnungen oder fehlende Kontoauszüge. Zu jedem Fund steht, warum er wichtig ist und was zu tun ist.
❓ Fachwörter erklärt
Neben Begriffen wie Vorsteuer, UVA oder AfA steht ein kleines Fragezeichen. Ein Klick erklärt das Wort in einfachen Sätzen. Mit Strg+K findest du jede Rechnung, jeden Beleg und jede Buchung nach Nummer, Name oder Betrag.
Die Buchhaltung ersetzt keinen Steuerberater. Sie hilft dir, alles ordentlich zu erfassen, und liefert ihm die Unterlagen vollständig.
Steuer, Anlagen & Auswertung
Anlagenverwaltung & Abschreibung: Erfasse Anschaffungen wie Küchengeräte oder Fahrzeuge als Anlagevermögen – die Abschreibung (AfA) wird automatisch berechnet, linear oder degressiv, inklusive Halbjahresregel. Liegt eine Anschaffung über 1.000 € netto auf einem Ausgabenkonto, erinnert dich die Buchhaltung daran.
BWA & Wareneinsatz: Die betriebswirtschaftliche Auswertung zeigt Wareneinsatz, Personal und Marketing im Verhältnis zum Umsatz, die Wareneinsatzquote je Monat mit Ampel.
Liquiditätsvorschau: Was Kunden dir noch schulden und welche Eingangsrechnungen du noch zahlen musst, als Terminliste mit Überfälligem in Rot.
Kleinunternehmer: Ein Häkchen in den Einstellungen, dann steht der passende Hinweis auf deinen Rechnungen. Ab 80 % der Umsatzgrenze warnt dich die Buchhaltung.